Cómo reclamar una factura impagada legalmente: Guía paso a paso 2025

En esta guía completa aprenderás cómo reclamar una factura impagada siguiendo el procedimiento legal correcto, qué documentación necesitas, los plazos que debes respetar, las distintas vías de reclamación disponibles, los costes asociados a cada procedimiento, y las alternativas más eficaces para recuperar tu dinero sin llegar a los tribunales.

Primeros pasos antes de reclamar legalmente

Antes de iniciar cualquier procedimiento legal, es fundamental completar una serie de pasos previos que maximizarán tus posibilidades de éxito.

Verificación de la documentación

Asegurarte de que tu documentación está en orden es el primer paso esencial para una reclamación exitosa.

Documentos imprescindibles:

Revisión de la factura emitida:

• Número de factura correlativo y único
• Fecha de emisión y vencimiento claros
• Datos identificativos completos (NIF/CIF ambas partes)
• Descripción detallada de productos/servicios
• Base imponible, IVA y total correctamente calculados
• Forma y plazo de pago especificados
• Datos bancarios para el pago

Cálculo de la deuda total

Debes calcular con precisión el importe total adeudado, incluyendo todos los conceptos legales.

Componentes de la deuda:

IMPORTE PRINCIPAL (factura): 5.000,00€

+ INTERESES DE DEMORA:
  Tasa: 11% anual (2025)
  Días de retraso: 60 días
  Cálculo: 5.000 × 0,11 × (60/360) = 91,67€

+ COMPENSACIÓN COSTES COBRO: 40,00€

+ GASTOS RECLAMACIÓN (opcional):
  Requerimiento notarial: 80,00€
  Informe comercial: 45,00€
  Total gastos: 125,00€

TOTAL DEUDA RECLAMABLE: 5.256,67€

Herramienta de cálculo:

• Fecha vencimiento original
• Fecha cálculo actual o pago previsto
• Días naturales transcurridos
• Interés aplicable (11% operaciones comerciales)
• Gastos justificados documentados

Análisis de solvencia del deudor

Antes de invertir tiempo y dinero en reclamar, evalúa si el deudor tiene capacidad real de pago.

Información a recopilar:

Señales de insolvencia:

• Sede social en domicilio particular
• Concurso de acreedores publicado
• Múltiples impagos registrados
• Reducción drástica de actividad
• Cambios frecuentes de domicilio
• Demandas judiciales pendientes

Procedimiento de reclamación extrajudicial

La vía extrajudicial debe ser siempre el primer paso, ya que es más rápida, económica y preserva mejor las relaciones comerciales.

Fase 1: Comunicaciones amistosas

El contacto amistoso inicial resuelve muchos impagos causados por errores u olvidos.

Protocolo de comunicación escalonada:

Primer recordatorio (vencimiento + 1-5 días):

• Canal: Email o llamada telefónica
• Tono: Amistoso y colaborativo
• Contenido: "Recordatorio de factura pendiente, ¿todo correcto?"
• Objetivo: Verificar recepción y fecha prevista de pago

Segundo recordatorio (vencimiento + 6-15 días):

• Canal: Email formal + llamada telefónica
• Tono: Profesional pero firme
• Contenido: Factura vencida, solicitud de pago inmediato
• Objetivo: Conseguir compromiso de pago con fecha

Tercer recordatorio (vencimiento + 16-30 días):

• Canal: Carta certificada + email
• Tono: Formal con advertencia legal
• Contenido: Exigencia de pago con mención de acciones legales
• Objetivo: Pago inmediato o negociación acuerdo

Plantilla de email segundo recordatorio:

Asunto: Factura [NÚMERO] vencida - Solicitud de pago inmediato

Estimado/a [NOMBRE]:

Nos ponemos en contacto en relación con la factura nº [NÚMERO] 
de fecha [FECHA], por importe de [CANTIDAD]€, cuyo plazo de 
pago venció el día [FECHA VENCIMIENTO].

Hasta la fecha no hemos recibido el pago correspondiente. Les 
rogamos procedan a realizar la transferencia a la mayor brevedad 
posible a la cuenta [IBAN].

En caso de cualquier incidencia o necesidad de aclaración, 
pueden contactarnos en [TELÉFONO/EMAIL].

Quedamos a la espera de su pago en los próximos 5 días hábiles.

Atentamente,
[NOMBRE Y CARGO]

Fase 2: Requerimiento formal de pago

Si las comunicaciones amistosas fallan, se debe enviar un requerimiento formal que será clave para procedimientos posteriores.

Tipos de requerimiento:

Contenido esencial del requerimiento:

1. Identificación de las partes:
   • Datos completos del acreedor (nombre, NIF, domicilio)
   • Datos completos del deudor (nombre, NIF, domicilio)
2. Exposición de hechos:
   • Relación comercial existente
   • Fecha y descripción de productos/servicios
   • Número y fecha de factura
   • Importe principal adeudado
3. Fundamento jurídico:
   • Plazo de pago pactado o legal aplicable
   • Fecha de vencimiento del pago
   • Normativa aplicable (Ley 3/2004 morosidad)
4. Liquidación de la deuda:
   • Importe principal: cantidad€
   • Intereses demora (11% anual): cantidad€
   • Compensación costes (40€ fijos)
   • Gastos reclamación justificados
   • TOTAL ADEUDADO: cantidad€
5. Requerimiento:
   • Plazo para el pago: 10 días hábiles
   • Forma de pago: transferencia a cuenta IBAN
   • Advertencia de acciones legales
   • Mención de costas judiciales
6. Cierre:
   • Lugar y fecha
   • Firma del acreedor o representante legal

Fase 3: Negociación de acuerdos de pago

Si el deudor reconoce la deuda pero no puede pagarla de inmediato, puedes negociar un acuerdo.

Tipos de acuerdos posibles:

Aplazamiento simple:

• Pago total en fecha posterior acordada (máximo 30-60 días adicionales)
• Mantiene o congela intereses según negociación
• Documentar por escrito con firma
• Establecer consecuencias de nuevo incumplimiento

Fraccionamiento de pago:

• División en cuotas mensuales (3-12 meses)
• Primera cuota mayor (30-40% del total)
• Intereses aplicables a saldo pendiente
• Pagarés o efectos comerciales como garantía
• Cláusula de vencimiento anticipado si impago cuota

Quita o descuento:

• Reducción del importe a cambio de pago inmediato
• Generalmente 10-30% de descuento
• Útil cuando hay riesgo real de insolvencia
• Factura rectificativa por el descuento
• Pago en 24-48 horas tras acuerdo

Dación en pago:

• Pago con bienes en lugar de dinero
• Valoración independiente de los bienes
• Transferencia legal de la propiedad
• Útil con clientes sin liquidez pero con activos

Modelo de acuerdo de fraccionamiento:

ACUERDO DE FRACCIONAMIENTO DE PAGO

En [CIUDAD], a [FECHA]

REUNIDOS:

De una parte, [ACREEDOR], con NIF [xxx], en adelante ACREEDOR
De otra parte, [DEUDOR], con NIF [xxx], en adelante DEUDOR

EXPONEN:

PRIMERO: Que el DEUDOR adeuda al ACREEDOR la cantidad de 
[CANTIDAD]€ correspondiente a factura nº [NÚMERO] de fecha 
[FECHA], vencida el [FECHA VENCIMIENTO].

SEGUNDO: Que el DEUDOR reconoce expresamente dicha deuda.

TERCERO: Que ambas partes acuerdan fraccionar el pago en las 
siguientes condiciones:

PACTOS:

1. Importe total adeudado: [CANTIDAD]€ (incluye principal + 
   intereses + gastos)

2. Fraccionamiento en [X] cuotas mensuales:
   - Cuota 1 ([FECHA]): [CANTIDAD]€
   - Cuotas 2-[X] ([FECHAS]): [CANTIDAD]€/mes

3. Método de pago: Transferencia a cuenta [IBAN]

4. En caso de impago de cualquier cuota, vencerá 
   anticipadamente la totalidad de la deuda pendiente.

5. Los intereses de demora sobre saldo pendiente: 8% anual

Y en prueba de conformidad, firman el presente acuerdo.

[FIRMAS DE AMBAS PARTES]

Procedimiento de reclamación judicial

Cuando la vía extrajudicial fracasa, debes valorar la reclamación judicial, analizando costes, plazos y probabilidades de éxito.

Procedimiento monitorio

El monitorio es el procedimiento judicial más eficaz para reclamar deudas dinerarias documentadas.

Características del procedimiento monitorio:

Fases del procedimiento monitorio:

1. Presentación de la demanda (Día 0):

• Rellena formulario oficial o demanda
• Adjunta factura y documentación acreditativa
• Paga tasa judicial (100-200€ según cuantía)
• Presenta en Juzgado de Primera Instancia

2. Admisión a trámite (5-10 días):

• El juez examina la documentación
• Si cumple requisitos, admite a trámite
• Se dicta decreto requiriendo pago al deudor

3. Requerimiento al deudor (10-15 días):

• El juzgado notifica al deudor
• Le concede 20 días para: pagar, oponerse o no contestar
• Debe indicar bienes para embargo eventual

4. Tres posibles respuestas del deudor:

5. Despacho de ejecución (si no hay oposición):

• Automático si deudor no contesta
• Título ejecutivo para embargar
• Localización de bienes del deudor
• Embargo y subasta si necesario

Costes del procedimiento monitorio:

COSTES INICIALES:
Tasa judicial: 150€ (ejemplo deuda 5.000€)
Procurador: 250-400€ (si cuantía >2.000€)
Abogado: 400-600€ (si cuantía >2.000€)
SUBTOTAL: 800-1.150€

COSTES SI HAY OPOSICIÓN:
Abogado juicio: +400-800€
Procurador vista: +200-400€
Pruebas periciales: variable
SUBTOTAL ADICIONAL: 600-1.200€

TOTAL ESTIMADO COMPLETO: 1.400-2.350€

NOTA: Si ganas, el deudor paga tus costas

Juicio verbal y procedimiento ordinario

Si el deudor se opone al monitorio, el proceso continúa como juicio contradictorio.

Características según cuantía:

Juicio verbal (hasta 6.000€):

• Procedimiento más sencillo
• Una sola vista oral
• Práctica concentrada de pruebas
• Sentencia normalmente en acto
• Duración: 6-12 meses

Procedimiento ordinario (más de 6.000€):

• Demanda y contestación por escrito
• Fase de pruebas más amplia
• Vista oral final
• Sentencia posterior a vista
• Duración: 12-24 meses

Fase de pruebas:

• Documental: facturas, contratos, emails
• Testifical: testigos de la relación comercial
• Pericial: informes de expertos si necesario
• Confesión judicial: interrogatorio de partes

Sentencia y recursos:

• Sentencia favorable: Condena al pago + intereses + costas
• Sentencia desfavorable: Desestimación + costas a tu cargo
• Recurso de apelación: ante Audiencia Provincial (11-200€ tasa)
• Duración recurso: 8-16 meses adicionales

Ejecución de sentencia

Obtener sentencia favorable no garantiza el cobro; debes ejecutarla forzosamente.

Procedimiento de ejecución:

1. Inicio de ejecución:

• Solicitud de ejecución (automática en 20 días)
• Requerimiento de pago al deudor
• 10 días para pago voluntario
• Si no paga, se inicia embargo

2. Investigación patrimonial:

• Consulta automática a Punto Neutro Judicial
• Localización de cuentas bancarias
• Localización de bienes muebles e inmuebles
• Identificación de créditos frente a terceros
• Nóminas y rentas embargables

3. Embargo de bienes:

4. Realización del embargo:

• Subasta electrónica (BOE)
• Tres licitaciones si no hay postor
• Adjudicación al mejor postor
• Pago al acreedor del importe embargado

Límites de embargo del salario:

Hasta 1 SMI (1.323€/mes 2025): INEMBARGABLE

De 1 a 2 SMI (1.323-2.646€):
Tramo: 1.323€ → 30% embargable = 397€

De 2 a 3 SMI (2.646-3.969€):
Tramo: 1.323€ → 50% embargable = 662€

Más de 3 SMI (>3.969€):
Tramo exceso → 60% embargable

Más de 5 SMI (>6.615€):
Tramo exceso → 90% embargable

Alternativas eficaces sin juzgados

Existen soluciones modernas y eficaces que evitan los costes y tiempos de los procedimientos judiciales.

Plataformas de gestión automatizada de cobros

Las plataformas tecnológicas como Recobro.net utilizan IA y automatización para maximizar la recuperación.

Funcionamiento del sistema automatizado:

Ventajas de la automatización:

• Sin intervención humana necesaria
• Disponibilidad 24/7 todos los días
• Personalización según comportamiento cliente
• Seguimiento multicanal (email, SMS, llamadas, WhatsApp)
• Trazabilidad completa de cada gestión
• Costes predecibles (% sobre recuperado o cuota fija)
• ROI demostrable desde primer mes

Modelo de precios:

• Plan Básico: 45€/mes - 200 facturas, email y SMS
• Plan Empresarial: 75€/mes - 500 facturas, incluye agente IA
• Comisión éxito: 0-15% sobre cantidad recuperada
• Sin permanencia ni costes ocultos

Mediación mercantil

La mediación es un procedimiento voluntario donde un tercero imparcial facilita un acuerdo.

Características de la mediación:

Proceso de mediación:

1. Solicitud de mediación:
   • Presentación ante institución mediadora
   • Propuesta al deudor para mediar
   • Aceptación de ambas partes
2. Sesión informativa:
   • Explicación del procedimiento
   • Designación del mediador
   • Firma del acta constitutiva
   • Establecimiento del calendario
3. Sesiones de mediación:
   • Reuniones conjuntas y separadas
   • Análisis de intereses de cada parte
   • Búsqueda de soluciones creativas
   • Negociación asistida por mediador
4. Acuerdo final:
   • Redacción del acuerdo alcanzado
   • Firma de ambas partes
   • Elevación a escritura pública (opcional)
   • Fuerza ejecutiva inmediata

Ventajas de la mediación:

• Preserva relación comercial futura
• Soluciones creativas (no solo dinero)
• Menor coste que juicio completo
• Rapidez en la resolución
• Confidencialidad total
• Alto índice de cumplimiento voluntario

Empresas de recobro profesional

Las agencias especializadas gestionan el cobro mediante métodos profesionales y legales.

Tipos de servicios:

Recobro amistoso:

• Gestión de contactos profesionales
• Negociación de acuerdos de pago
• Seguimiento hasta el cobro
• Sin acciones judiciales
• Comisión: 15-25% sobre recuperado

Recobro judicial:

• Incluye gestión legal completa
• Abogados especializados propios
• Seguimiento de procedimiento
• Hasta el cobro efectivo
• Comisión: 25-40% sobre recuperado

Recobro internacional:

• Red de corresponsales internacionales
• Conocimiento legislación extranjera
• Gestión transfronteriza
• Más complejo y costoso
• Comisión: 30-50% sobre recuperado

Cuándo contratar una empresa de recobro:

• Múltiples facturas impagadas
• Falta de tiempo para gestionar
• Deudor en otra ciudad/país
• Necesitas mantener relación comercial
• Quieres externalizar el proceso completo

Factoring y cesión de créditos

Convierte facturas impagadas en liquidez inmediata cediendo el derecho de cobro.

Factoring:

Cesión de créditos:

• Venta directa de la factura impagada
• Precio: 50-80% del nominal
• Pago inmediato al ceder
• El cesionario asume riesgo y gestión
• Útil en facturas muy antiguas o dudosas

Ejemplo comparativo:

FACTURA IMPAGADA: 10.000€
Antigüedad: 90 días

OPCIÓN 1 - FACTORING SIN RECURSO:
Anticipo: 75% = 7.500€
Comisión: 2% = 200€
Intereses: 10% × (90/360) = 250€
Neto recibido: 7.050€
Si se cobra: 10.000 - 7.500 = 2.500€ adicionales

OPCIÓN 2 - CESIÓN DE CRÉDITO:
Precio compra: 65% = 6.500€
Neto recibido: 6.500€
No hay pago adicional posterior

OPCIÓN 3 - RECOBRO PROPIO:
Coste gestión: 500€
Tiempo: 4-6 meses
Si se cobra: 10.000€ - 500€ = 9.500€
Si no se cobra: -500€ (pérdida)

Conclusión

Reclamar una factura impagada legalmente requiere seguir un procedimiento estratégico que combine firmeza con inteligencia comercial. La clave del éxito está en actuar con rapidez, documentar exhaustivamente cada paso, y elegir la vía de reclamación más adecuada según la cuantía y circunstancias del deudor.

La legislación española protege fuertemente los derechos del acreedor, permitiendo reclamar no solo el importe principal sino también intereses de demora del 11% anual, compensación de 40€ por costes, y todos los gastos razonables de gestión. Sin embargo, tener razón legalmente no garantiza el cobro efectivo si el deudor carece de bienes o está en situación de insolvencia real.

Las soluciones tecnológicas modernas han revolucionado la gestión de cobros, permitiendo automatizar completamente el proceso de reclamación extrajudicial con tasas de éxito superiores al 75% y costes mínimos. Solo cuando estas vías fracasan debe valorarse el procedimiento judicial, analizando siempre la relación coste-beneficio y las probabilidades reales de cobro.

Recuerda que cada día que pasa reduce tus posibilidades de recuperar el dinero: actuar en los primeros 30 días de impago multiplica por cuatro las probabilidades de cobro respecto a esperar 6 meses. La prevención mediante sistemas de control y la acción temprana son tus mejores aliados contra la morosidad.

Cómo puede ayudarte Recobro.net

Reclamar facturas impagadas consume tiempo, energía y recursos que podrías invertir en hacer crecer tu negocio. Recobro.net automatiza completamente el proceso de reclamación para que recuperes tu dinero sin levantar el teléfono.

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Referencias bibliográficas

• Consejo General del Poder Judicial (CGPJ) - Guía práctica del procedimiento monitorio - Información oficial sobre reclamación judicial de deudas
• Agencia Estatal Boletín Oficial del Estado - Ley 1/2000 de Enjuiciamiento Civil - Normativa procesal para reclamaciones judiciales
• Ministerio de Justicia - Formularios oficiales procedimiento monitorio - Modelos oficiales para demandas
• Agencia Estatal BOE - Ley 3/2004 contra la morosidad - Intereses de demora y compensaciones
• Banco de España - Estadísticas sobre morosidad empresarial - Datos actualizados de impagos en España
• Consejo General de la Abogacía Española - Orientación jurídica sobre reclamaciones - Guías profesionales de reclamación
• Instituto Nacional de Estadística (INE) - Estadísticas de concursos y suspensiones - Información sobre insolvencias empresariales
• Ministerio de Justicia - Mediación mercantil - Normativa - Información oficial sobre mediación como alternativa
• Colegio de Registradores - Punto Neutro Judicial - Sistema de localización de bienes para embargo
• Asociación Española de Empresas de Recobro (ASNEF) - Buenas prácticas en gestión de cobros - Código deontológico del sector
• Consejo General de Economistas - Manual de reclamación de créditos - Guía técnica especializada
• European Payment Report - Estudio europeo sobre morosidad - Benchmarking y comparativa internacional