Qué es una factura proforma y para qué sirve: Guía completa 2025

Qué es una factura proforma

La factura proforma es un documento comercial que anticipa el contenido de una futura factura definitiva, sin tener validez fiscal ni contable para el emisor.

Definición y características

Concepto legal: La factura proforma es un documento provisional que describe una operación comercial futura con todos sus detalles (productos, cantidades, precios), pero que carece de los efectos fiscales y contables de una factura ordinaria. No se registra como operación realizada ni devenga IVA.

Características principales:

Naturaleza jurídica:

• Es una oferta comercial vinculante con formato de factura
• Equivale a un presupuesto detallado y aceptado
• Puede servir como documento para operaciones aduaneras
• No sustituye a la factura definitiva obligatoria
• Compromete al emisor en las condiciones establecidas

Marco legal y normativo

Legislación aplicable:

Real Decreto 1619/2012 (Reglamento de facturación):

• No regula específicamente la factura proforma
• La admite como documento pre-factura sin valor fiscal
• Obliga a emitir factura definitiva cuando se realice la operación
• Prohíbe usar numeración oficial en proformas

Ley 37/1992 del IVA:

• El IVA solo se devenga con la operación efectiva
• La proforma no genera obligación de declarar IVA
• Debe sustituirse por factura definitiva al entregar/prestar
• La entrega con solo proforma es infracción tributaria

Código de Comercio:

• Reconoce la proforma como documento mercantil válido
• Puede tener efectos contractuales si es aceptada
• Vincula al emisor en precio y condiciones
• Admitida como prueba en procedimientos comerciales

Normativa aduanera internacional:

• Documento esencial para exportaciones/importaciones
• Requerida por aduanas para valoración previa
• Necesaria para seguros de transporte internacional
• Base para cálculo de aranceles e impuestos

Para qué sirve una factura proforma

La factura proforma tiene múltiples utilidades prácticas en diferentes contextos empresariales.

Usos principales

1. Presupuesto detallado vinculante:

• Alternativa formal al presupuesto tradicional
• Incluye todos los detalles de la futura factura
• Mayor seriedad y profesionalidad
• El cliente visualiza exactamente lo que recibirá
• Formato más completo que un presupuesto simple

2. Solicitud de adelantos o pagos anticipados:

• Justifica el pago parcial o total antes de la entrega
• Especifica el importe a adelantar
• Permite al cliente realizar la transferencia con todos los datos
• No devenga IVA hasta la operación efectiva
• Se sustituye por factura definitiva al entregar

3. Operaciones de comercio internacional:

4. Gestión de pedidos y reservas:

• Confirmar disponibilidad y precio antes de fabricar
• Reservar productos con condiciones claras
• Bloquear stock para cliente específico
• Garantizar precio durante periodo determinado
• Formalizar pedidos de productos personalizados

5. Control administrativo interno:

• Seguimiento de ofertas pendientes de confirmar
• Análisis de conversión presupuesto-venta
• Previsión de ingresos futuros
• Gestión de pipeline comercial
• KPIs de efectividad comercial

Ventajas de usar factura proforma

Para el vendedor:

✅ Profesionalidad y confianza:

• Imagen más seria que presupuesto simple
• Demuestra preparación y organización
• Genera confianza en cliente internacional
• Formato estandarizado reconocible

✅ Claridad en condiciones:

• Todas las especificaciones por escrito
• Evita malentendidos futuros
• Base para reclamaciones si hay cambios
• Protección legal ante disputas

✅ Facilita cobros anticipados:

• Justifica el adelanto solicitado
• Cliente tiene todos los datos para pagar
• Reduce riesgo de impago
• Mejora flujo de caja

Para el comprador:

✅ Información completa antes de comprar:

• Conoce todos los costes exactos
• Puede comparar con otras ofertas
• Tiempo para evaluar la compra
• Base para aprobaciones internas

✅ Planificación financiera:

• Provisión de fondos con antelación
• Gestión de presupuestos departamentales
• Tramitación de autorizaciones
• Obtención de financiación si necesario

✅ Documentación para gestiones:

• Trámites aduaneros y administrativos
• Solicitud de divisas en importaciones
• Contratación de seguros
• Justificación ante terceros

Diferencias con otros documentos comerciales

Es fundamental distinguir la factura proforma de otros documentos similares para utilizarla correctamente.

Factura proforma vs factura ordinaria

Importante: Emitir solo factura proforma sin posterior factura definitiva es una infracción tributaria grave.

Factura proforma vs presupuesto

Similitudes:

• Ambos son documentos previos a la operación
• No tienen validez fiscal
• Detallan productos/servicios y precios
• No devengam IVA
• Son modificables libremente

Diferencias clave:

Cuándo usar cada uno:

• Presupuesto: Ofertas generales, primeros contactos, opciones múltiples
• Proforma: Operaciones confirmadas pendientes de pago, exportaciones, adelantos

Factura proforma vs albarán

Uso conjunto:

1. Factura proforma → confirma pedido y precio
2. Albarán → acredita entrega física (firmado)
3. Factura definitiva → documenta operación fiscalmente

Factura proforma vs factura rectificativa

Factura rectificativa:

• Se emite DESPUÉS de factura ordinaria errónea
• Corrige datos de operación ya realizada
• Tiene plenos efectos fiscales (positivos o negativos)
• Modifica declaraciones de IVA presentadas
• Numeración oficial correlativa
• Registro contable obligatorio

Factura proforma:

• Se emite ANTES de operación
• No corrige nada (anticipa)
• Sin efectos fiscales
• No afecta a declaraciones
• Numeración independiente
• Sin registro contable para emisor

No confundir: Nunca uses proforma para corregir factura ya emitida.

Requisitos y datos obligatorios

Aunque no tenga validez fiscal, la factura proforma debe incluir ciertos datos para cumplir su función correctamente.

Datos esenciales de la proforma

Identificación clara del documento:

FACTURA PROFORMA
[Número de serie independiente: PRO-2025-001]

Este documento NO tiene validez fiscal
Debe ser sustituido por factura definitiva

Datos del emisor (vendedor):

• Nombre/razón social completa
• NIF/CIF
• Dirección completa
• Teléfono y email de contacto
• Logotipo empresarial (opcional pero recomendado)

Datos del destinatario (comprador):

• Nombre/razón social
• NIF/CIF (si es empresa o profesional)
• Dirección completa
• País (especialmente en operaciones internacionales)
• Persona de contacto y cargo

Información de la operación:

Condiciones comerciales:

✅ Forma de pago:

• Transferencia bancaria (IBAN)
• Tarjeta de crédito
• PayPal u otros medios
• Porcentaje de adelanto requerido
• Plazos de pago (% anticipo + % a entrega)

✅ Plazo de entrega:

• Fecha estimada o plazo en días
• Condiciones de entrega (Incoterms en internacional)
• Lugar de entrega
• Costes de transporte

✅ Validez de la oferta:

• "Válida hasta DD/MM/AAAA"
• "Precios vigentes durante 30 días"
• Condiciones de actualización de precios

✅ Observaciones importantes:

• Garantías aplicables
• Condiciones de devolución
• Requisitos especiales del cliente
• Referencias a contratos marco

Menciones obligatorias específicas

Advertencia de carácter provisional:

IMPORTANTE:
Este documento es una FACTURA PROFORMA sin validez fiscal.
No constituye factura definitiva ni devenga IVA.
Será sustituida por factura ordinaria al realizar la operación.

Para operaciones internacionales:

PROFORMA INVOICE / FACTURA PROFORMA
For customs purposes only / Solo para trámites aduaneros
Not valid for tax purposes / Sin validez fiscal

INCOTERM: [especificar: FOB, CIF, DAP, etc.]
Country of origin: [país]
HS Code: [código arancelario]

Para adelantos de pago:

SOLICITUD DE ADELANTO:
Adelanto solicitado: [XX]% = [importe]€
Pendiente a entrega: [XX]% = [importe]€
Total operación: [importe total]€

El adelanto se aplicará contra la factura definitiva que
se emitirá en el momento de la entrega.

Modelo de factura proforma completa

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                    FACTURA PROFORMA
              [LOGO EMPRESA]      PRO-2025-0015
                                  Fecha: 15/03/2025

    ⚠️ ESTE DOCUMENTO NO TIENE VALIDEZ FISCAL ⚠️
    Debe ser sustituido por factura definitiva
═══════════════════════════════════════════════════════════

EMISOR:                          DESTINATARIO:
RECOBRO SOLUTIONS S.L.           IMPORTACIONES GÓMEZ S.A.
CIF: B-12345678                  CIF: A-98765432
C/ Innovación, 25                Avda. Comercio, 100
30100 Murcia                     28001 Madrid
Tel: 968 123 456                 Tel: 915 678 901
Email: info@recobro.net          contacto@gomez.es

───────────────────────────────────────────────────────────
DESCRIPCIÓN DE PRODUCTOS/SERVICIOS:
───────────────────────────────────────────────────────────
Ref.   Descripción                    Cant.  P.Unit.  Total
───────────────────────────────────────────────────────────
A-001  Plan Empresarial Anual          12   75,00€   900,00€
       Recobro.net (500 facturas/mes)

S-001  Configuración inicial            1   150,00€  150,00€
       e integración con Holded

C-001  Formación equipo (2 horas)       1   200,00€  200,00€

                                    SUBTOTAL:      1.250,00€
                                    Descuento 10%:  -125,00€
                                    BASE IMPONIBLE: 1.125,00€
                                    IVA 21%:         236,25€
                                    ════════════════════════
                                    TOTAL:         1.361,25€

───────────────────────────────────────────────────────────
CONDICIONES COMERCIALES:
───────────────────────────────────────────────────────────
FORMA DE PAGO:
  • Adelanto 50%: 680,63€ - A la aceptación de proforma
  • Resto 50%: 680,62€ - A los 30 días de activación

CUENTA BANCARIA:
  IBAN: ES12 1234 5678 9012 3456 7890
  Concepto: PRO-2025-0015

PLAZO DE ENTREGA:
  Activación en 48h tras recepción del adelanto

VALIDEZ OFERTA:
  Precios válidos hasta 30/04/2025

OBSERVACIONES:
  - Incluye soporte técnico durante todo el período
  - Renovación automática salvo aviso 30 días antes
  - Garantía de satisfacción 30 días

───────────────────────────────────────────────────────────
Esta proforma será sustituida por factura definitiva al
confirmar el servicio. Hasta ese momento no se devengará IVA.

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              [Firma autorizada - Opcional]
═══════════════════════════════════════════════════════════

Cómo emitir una factura proforma

El proceso de emisión debe seguir buenas prácticas para garantizar su utilidad y evitar problemas.

Paso a paso para crear una proforma

1. Identificar la necesidad:

2. Utilizar software adecuado:

Opciones de software:

• Programa de facturación configurando serie "PROFORMA"
• Excel con plantilla personalizada
• Google Docs/Sheets (acceso compartido)
• Software especializado (Holded, Sage, Contasimple)
• Plataformas online gratuitas

3. Incluir todos los datos necesarios:

• Identificación clara como "FACTURA PROFORMA"
• Advertencia de no validez fiscal
• Todos los datos del modelo anterior
• Condiciones comerciales específicas

4. Numerar correctamente:

• Serie independiente: PRO-2025-001
• NO usar numeración oficial de facturas
• Correlativa dentro de serie proforma
• Control interno de proformas emitidas

5. Enviar y hacer seguimiento:

• Email con PDF adjunto
• Confirmar recepción por el cliente
• Establecer plazo de respuesta
• Seguimiento de aceptación

Errores comunes al emitir proformas

❌ Usar numeración oficial de facturas:

• Genera confusión en registros
• Problemas con AEAT si se audita
• Imposible distinguir de facturas reales ✅ Solución: Serie independiente "PRO-" o "PROFORMA-"

❌ No indicar claramente que es proforma:

• Cliente puede considerarla factura definitiva
• Problemas fiscales si no se emite factura después
• Malentendidos sobre pago ✅ Solución: Título destacado y advertencia visible

❌ Omitir condiciones de pago:

• Cliente no sabe cómo ni cuándo pagar
• Retrasos por falta de información
• Conflictos sobre plazos ✅ Solución: Detallar forma, plazos y cuenta bancaria

❌ No sustituirla por factura definitiva:

• Infracción tributaria grave
• IVA no declarado correctamente
• Problemas en inspección fiscal ✅ Solución: Sistema de control proforma→factura

Tratamiento fiscal y contable

El tratamiento de la factura proforma es diferente al de las facturas ordinarias.

Implicaciones fiscales

Para el emisor (vendedor):

Para el receptor (comprador):

• NO puede deducir el IVA de una proforma
• NO debe registrarla contablemente como gasto
• Puede anotarla internamente como compromiso futuro
• Esperar factura definitiva para deducción

Conversión en factura definitiva:

PROCESO CORRECTO:

1. EMITIR PROFORMA:
   - Número: PRO-2025-015
   - Importe: 1.000€ + 210€ IVA = 1.210€
   - NO se declara IVA

2. COBRAR ADELANTO (si procede):
   - Recibo de 605€ (50% adelanto)
   - SIN factura aún
   - Anotar como "anticipo a cuenta"

3. ENTREGAR PRODUCTO/SERVICIO:
   - Emitir factura definitiva: FACT-2025-234
   - Mismo importe: 1.000€ + 210€ IVA
   - Referencia a proforma: "Según proforma PRO-2025-015"
   - Anticipo descontado: pendiente 605€

4. DECLARAR IVA:
   - En modelo 303 del trimestre de entrega
   - Base: 1.000€, Cuota: 210€
   - La proforma queda anulada

Registro contable

Para el emisor:

NO se contabiliza la proforma como tal. Solo se registra cuando se emite la factura definitiva:

ASIENTO AL EMITIR FACTURA DEFINITIVA:

DEBE:
(430) Clientes                   1.210€

HABER:
(700) Venta de mercaderías       1.000€
(477) HP IVA repercutido           210€

Si hubo adelanto previo:
(572) Bancos (anticipo recibido)   605€
(438) Anticipos de clientes        605€ (regularización)

Para el receptor:

Tampoco se contabiliza la proforma. Se espera a factura definitiva:

ASIENTO AL RECIBIR FACTURA DEFINITIVA:

DEBE:
(600) Compra de mercaderías      1.000€
(472) HP IVA soportado             210€

HABER:
(400) Proveedores                1.210€

Si se dio adelanto:
(400) Proveedores                  605€
(572) Bancos                       605€ (ajuste)

Casos de uso prácticos

Ejemplos reales de cuándo y cómo utilizar factura proforma.

Caso 1: Exportación internacional

Situación: Empresa española exporta maquinaria a México por 50.000€.

Solución con proforma:

1. Antes del envío: Emite proforma con:
   • Descripción técnica completa
   • Código arancelario (HS Code)
   • INCOTERM: CIF Veracruz
   • Valor: 50.000€
   • Peso y dimensiones
   • País de origen: España
2. Uso del documento:
   • Cliente obtiene licencia de importación
   • Contrata seguro de transporte
   • Solicita divisas al banco
   • Tramita despacho aduanero
3. Tras el envío: Emite factura comercial definitiva
   • Con mismos datos que proforma
   • Acompaña al envío
   • Para aduana mexicana

Caso 2: Adelanto de pago

Situación: Autónomo desarrolla web personalizada, necesita adelanto 40% (1.600€ de 4.000€ totales).

Proceso con proforma:

PASO 1 - ENVIAR PROFORMA:
═══════════════════════════════════════════
FACTURA PROFORMA PRO-2025-042
DESARROLLO WEB CORPORATIVO

Desarrollo web responsive            3.000€
Integración pasarela pago              800€
Formación equipo                       200€
                          SUBTOTAL:  4.000€
                          IVA 21%:     840€
                          TOTAL:     4.840€

FORMA DE PAGO:
Adelanto 40%: 1.936€ - Al aceptar presupuesto
Resto 60%: 2.904€ - A la entrega del proyecto

CUENTA: ES12 1234 5678...
Concepto: PRO-2025-042
═══════════════════════════════════════════

PASO 2 - CLIENTE ACEPTA Y PAGA ADELANTO:
Recibir 1.936€ → Anotar como anticipo

PASO 3 - FINALIZAR PROYECTO:
Emitir factura definitiva FACT-2025-156
Total: 4.840€
Menos adelanto: -1.936€
PENDIENTE: 2.904€

Caso 3: Pedido bajo confirmación

Situación: Distribuidor quiere reservar stock antes de confirmar pedido final.

Uso de proforma:

Preguntas frecuentes

¿Tiene validez legal una factura proforma?

La factura proforma tiene validez como documento comercial y puede ser vinculante contractualmente si es aceptada por el cliente, pero NO tiene validez fiscal. Sirve como oferta formal que compromete al vendedor en precio y condiciones, y puede usarse como prueba en conflictos comerciales. Sin embargo, para efectos tributarios es como si no existiera: no devenga IVA, no se incluye en declaraciones fiscales y debe sustituirse obligatoriamente por una factura definitiva cuando se realice la operación. En comercio internacional es un documento oficial requerido por aduanas, pero siempre debe acompañarse de la factura comercial definitiva en el momento del envío.

¿Puedo cobrar con solo una factura proforma?

Técnicamente puedes recibir un pago basándote en una factura proforma (especialmente adelantos), pero esto NO exime de emitir la factura definitiva cuando se entregue el producto o preste el servicio. El pago no convierte automáticamente la proforma en factura válida. El procedimiento correcto es: 1) Emitir proforma, 2) Recibir pago total o parcial anotándolo como anticipo, 3) Entregar producto/servicio, 4) Emitir factura definitiva descontando el anticipo si lo hubo, 5) Declarar el IVA en ese momento. Nunca sustituyas una factura definitiva por una proforma, es una infracción tributaria grave sancionable con multas de 150€ a 6.000€.

¿Cuándo debo sustituir la proforma por factura definitiva?

Debes emitir la factura definitiva en el momento en que se produzca el devengo del IVA, que generalmente es cuando entregas la mercancía o prestas el servicio, lo que ocurra primero. Si recibes un pago antes de la entrega, técnicamente el IVA se devenga en ese momento y deberías facturar, aunque hay excepciones según el caso. La regla práctica es: si has emitido proforma y recibes adelanto, puedes esperar hasta la entrega para emitir factura definitiva por el total. Si cobras el 100% antes de entregar, emite la factura definitiva al cobrar. Nunca dejes pasar más de un mes desde la entrega sin emitir la factura definitiva, y SIEMPRE emítela en el mismo trimestre fiscal de la operación para declarar correctamente el IVA.

¿Puedo modificar una factura proforma ya enviada?

Sí, puedes modificar libremente una factura proforma mientras no se haya convertido en factura definitiva, ya que no tiene efectos fiscales. Puedes emitir una nueva versión con el mismo número añadiendo "Rev. 2" o similar, o crear una proforma completamente nueva anulando la anterior. Sin embargo, si el cliente ya aceptó la proforma original, cualquier modificación requiere su consentimiento expreso, ya que la proforma aceptada te vincula contractualmente en esas condiciones. Comunica siempre claramente qué cambios realizas (precios, cantidades, plazos) y solicita aceptación de la nueva versión. Una vez emitida la factura definitiva, ya no puedes modificar nada sin seguir el procedimiento oficial de facturas rectificativas.

¿Qué diferencia hay entre factura proforma y presupuesto?

Aunque ambos son documentos previos a la operación sin validez fiscal, tienen diferencias importantes. El presupuesto es más informal, puede ser genérico en descripciones, su formato es libre y suele tener validez temporal explícita (30 días típicamente). La factura proforma tiene formato de factura estandarizado, debe incluir todos los detalles exactos como si fuera la factura definitiva, es más vinculante legalmente y tiene reconocimiento internacional (especialmente en aduanas). Usa presupuesto para primeras ofertas, cotizaciones múltiples o cuando el cliente aún está comparando opciones. Usa proforma cuando el pedido está prácticamente confirmado, necesitas adelanto de pago, es una exportación internacional, o quieres dar mayor formalidad y seguridad al cliente sobre lo que recibirá exactamente.

Conclusión

La factura proforma es una herramienta comercial versátil que, utilizada correctamente, aporta profesionalidad, claridad y seguridad a las operaciones empresariales. Su principal valor radica en anticipar con exactitud el contenido de la futura factura definitiva, facilitando la planificación tanto del vendedor como del comprador.

Es fundamental entender que la proforma NO sustituye a la factura ordinaria y carece de validez fiscal. Emitir solo proforma sin posterior factura definitiva constituye una infracción tributaria grave. El uso correcto implica siempre el flujo: proforma → operación realizada → factura definitiva → declaración de IVA.

En comercio internacional, la factura proforma es prácticamente imprescindible para trámites aduaneros, seguros y licencias de importación. Para operaciones con adelantos de pago, permite justificar transferencias sin adelantar el IVA hasta la operación efectiva. Y para gestión comercial interna, ayuda a profesionalizar presupuestos y mejorar la conversión de ofertas en ventas.

Implementar correctamente el uso de facturas proforma en tu negocio mejorará tu imagen profesional, reducirá malentendidos con clientes y optimizará tu gestión fiscal y contable. La clave está en diferenciarla claramente de las facturas definitivas mediante numeración independiente y avisos visibles.

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Referencias bibliográficas

• Agencia Estatal de Administración Tributaria (AEAT) - Reglamento de Facturación - Real Decreto 1619/2012 - Normativa oficial sobre facturación y documentos mercantiles
• Ministerio de Hacienda - Ley 37/1992 del IVA - Regulación del devengo del IVA y momentos de tributación
• Agencia Tributaria - Consultas vinculantes sobre factura proforma - Criterios oficiales sobre uso de proformas
• International Chamber of Commerce (ICC) - INCOTERMS 2020 - Términos internacionales de comercio para exportaciones
• Cámara de Comercio de España - Guía de facturación en comercio exterior - Documentación para exportaciones e importaciones
• Departamento de Aduanas e Impuestos Especiales - Documentación aduanera requerida - Requisitos para despachos aduaneros
• Consejo General de Economistas - Manual de facturación empresarial - Buenas prácticas en facturación
• Instituto de Contabilidad y Auditoría de Cuentas (ICAC) - Criterios contables sobre anticipos - Registro contable de anticipos y proformas
• Colegio de Registradores - Obligaciones mercantiles de facturación - Marco legal de documentación comercial
• Banco de España - Medios de pago en comercio internacional - Cartas de crédito y garantías documentarias
• Asociación Española de Normalización (UNE) - Normas sobre documentación comercial - Estándares de documentos mercantiles
• Dirección General de Comercio - Exportación: documentación - Requisitos documentales para exportadores españoles