Qué hacer si un cliente no paga una factura: Guía completa

En esta guía completa aprenderás qué hacer paso a paso cuando un cliente no paga, cuáles son tus derechos legales, cómo reclamar de forma efectiva, los plazos que debes respetar, los intereses de demora que puedes cobrar, y las alternativas para recuperar tu dinero sin necesidad de llegar a los tribunales.

Qué hacer inmediatamente cuando un cliente no paga

Cuando una factura vence y no recibes el pago, debes actuar con rapidez pero siguiendo un procedimiento ordenado que maximice tus posibilidades de cobro y preserve la relación comercial cuando sea posible.

Primeros pasos ante un impago

Verificación de la factura: Antes de reclamar, asegúrate de que la factura está correctamente emitida, enviada y recibida por el cliente. Comprueba que contiene todos los datos obligatorios y que no hay errores en los importes o conceptos.

Contacto inicial amistoso: El primer contacto debe ser cordial, asumiendo que puede tratarse de un olvido o error administrativo. Muchos impagos se resuelven en esta fase con una simple llamada o correo electrónico de recordatorio.

Documentación del impago: Desde el primer momento, documenta todas las comunicaciones, intentos de contacto y respuestas del cliente. Esta documentación será fundamental si necesitas reclamar judicialmente.

Revisión del contrato: Consulta las condiciones de pago acordadas, plazos, penalizaciones y cláusulas específicas sobre impagos que puedan aplicarse a tu caso.

Plazos críticos que debes conocer

Comunicación efectiva con el deudor

Primera comunicación (días 1-7): Recordatorio amable por correo electrónico o teléfono. Verifica que recibió la factura y pregunta por la fecha prevista de pago.

Segunda comunicación (días 8-15): Recordatorio más formal por escrito, mencionando el vencimiento y solicitando confirmación de pago inminente.

Tercera comunicación (días 16-30): Notificación formal indicando que procederás con acciones legales si no recibes el pago. Menciona intereses de demora acumulados.

Derechos legales cuando un cliente no paga

La legislación española establece derechos claros para los acreedores cuando existe un impago de facturas entre empresas o profesionales.

Marco legal de protección

Ley 3/2004 de lucha contra la morosidad: Establece que el plazo máximo de pago entre empresas es de 60 días desde la entrega de la mercancía o prestación del servicio, salvo pacto expreso que no podrá superar este límite.

Ley 15/2010 de modificación: Amplía las garantías del acreedor y establece que cualquier pacto que supere los 60 días será considerado abusivo y podrá anularse.

Código Civil: Artículos 1088 a 1107 regulan las obligaciones y su incumplimiento, estableciendo el derecho del acreedor a exigir el cumplimiento y la indemnización por daños y perjuicios.

Ley de Enjuiciamiento Civil: Regula los procedimientos judiciales de reclamación de cantidad, especialmente el monitorio para deudas líquidas y documentadas.

Intereses de demora aplicables

Cuando un cliente no paga en plazo, tienes derecho a reclamar intereses de demora que compensan el perjuicio económico causado.

Ejemplo de cálculo de intereses:

• Factura: 5.000€
• Días de retraso: 45 días
• Interés aplicable: 11% anual
• Cálculo: 5.000 × 0,11 × (45/360) = 68,75€
• Total a reclamar: 5.068,75€ + 40€ compensación = 5.108,75€

Compensación por costes de cobro

Además de los intereses, la ley te permite reclamar una cantidad fija de 40 euros en concepto de compensación por los costes de cobro. Esta cantidad es independiente del importe de la factura y se aplica automáticamente.

Procedimiento de reclamación extrajudicial

Antes de acudir a los tribunales, existen procedimientos extrajudiciales que son más rápidos, económicos y que preservan mejor la relación comercial.

Fase 1: Requerimiento de pago

Carta de requerimiento: Documento formal donde exiges el pago de la deuda, detallando el importe principal, intereses de demora acumulados y gastos de gestión. Debe enviarse por correo certificado con acuse de recibo.

Contenido esencial del requerimiento:

• Identificación completa del deudor y acreedor
• Detalles de la factura impagada (número, fecha, concepto)
• Importe principal de la deuda
• Intereses de demora calculados hasta la fecha
• Plazo para el pago (generalmente 10 días hábiles)
• Advertencia de acciones legales en caso de impago
• Propuesta de acuerdo de pago si procede

Fase 2: Negociación y acuerdos de pago

Si el deudor responde pero no puede pagar la totalidad, puedes negociar un acuerdo de pago que asegure el cobro gradual.

Formalización del acuerdo: Cualquier acuerdo debe documentarse por escrito, firmarse por ambas partes y especificar claramente cantidades, plazos y consecuencias del incumplimiento.

Fase 3: Mediación empresarial

La mediación es un procedimiento voluntario donde un tercero neutral ayuda a las partes a alcanzar un acuerdo.

Ventajas de la mediación:

• Coste mucho menor que un procedimiento judicial
• Rapidez (promedio de 45 días)
• Confidencialidad absoluta
• El acuerdo tiene fuerza ejecutiva
• Preserva la relación comercial

Proceso de mediación:

1. Solicitud de mediación ante institución homologada
2. Designación de mediador (aceptado por ambas partes)
3. Sesiones de negociación asistida
4. Redacción del acuerdo
5. Elevación a escritura pública si se desea título ejecutivo

Vía judicial: cuándo y cómo reclamar

Si las vías extrajudiciales fracasan, debes valorar la reclamación judicial, evaluando costes, plazos y probabilidad de cobro efectivo.

Procedimiento monitorio

El procedimiento monitorio es la vía más rápida y económica para reclamar deudas dinerarias, líquidas, determinadas, vencidas y exigibles.

Requisitos para el monitorio:

• Deuda inferior a 6.000€ (Juzgado de Paz) o superior (Juzgado Primera Instancia)
• Documentación que acredite la deuda (factura, albarán, contrato)
• Deuda no reconocida pero documentada
• Documentos originales o copias compulsadas

Fases del procedimiento:

Costes del monitorio:

• Tasa judicial: 100-200€ según cuantía
• Abogado: 300-600€ (no obligatorio hasta 2.000€)
• Procurador: 200-400€ (obligatorio salvo cuantías menores)
• Total estimado: 600-1.200€

Juicio verbal o proceso ordinario

Si el deudor se opone al monitorio, el proceso continúa como juicio verbal (hasta 6.000€) u ordinario (superior a 6.000€).

Características del juicio:

• Necesidad de abogado y procurador
• Vista oral con práctica de pruebas
• Sentencia susceptible de recurso
• Duración media: 12-18 meses
• Costes superiores al monitorio

Ejecución de sentencia

Obtener una sentencia favorable no garantiza el cobro. Debes iniciar la ejecución forzosa si el deudor no paga voluntariamente.

Medidas ejecutivas:

• Embargo de cuentas bancarias
• Embargo de nómina (límite según SMI)
• Embargo de bienes muebles o inmuebles
• Retención de créditos del deudor frente a terceros

Alternativas innovadoras para cobrar sin juzgados

Existen soluciones modernas que permiten recuperar facturas impagadas sin necesidad de procedimientos judiciales largos y costosos.

Empresas de gestión de cobros

Las empresas especializadas en recobro como Recobro.net utilizan tecnología y métodos profesionales para recuperar impagados preservando relaciones comerciales.

Servicios de gestión de cobros:

Modelo de pricing transparente:

• Sin costes de inicio
• Comisión por éxito (% sobre cantidad recuperada)
• Planes desde 45€/mes con gestión ilimitada
• ROI demostrable desde el primer mes

Plataformas de factoring

El factoring permite convertir facturas pendientes de cobro en liquidez inmediata, cediendo el derecho de cobro a una entidad financiera.

Tipos de factoring:

• Con recurso: La empresa mantiene el riesgo de impago
• Sin recurso: La entidad de factoring asume el riesgo
• Al vencimiento: Se anticipa un % y el resto al cobro
• Con gestión de cobro: La entidad se encarga del cobro

Costes aproximados:

• Comisión: 0,5-3% del importe de la factura
• Intereses: 5-12% TAE sobre el anticipo
• Estudio de riesgo: 50-200€

Cesión de créditos

Puedes vender tu factura impagada a un tercero especializado en compra de deuda, obteniendo liquidez inmediata a cambio de un descuento.

Proceso de cesión:

1. Valoración de la deuda y solvencia del deudor
2. Oferta de compra (generalmente 60-80% del nominal)
3. Firma de contrato de cesión
4. Pago inmediato del importe acordado
5. El cesionario asume la gestión del cobro

Prevención de impagos futuros

La mejor estrategia contra los impagados es la prevención mediante buenas prácticas comerciales y administrativas.

Análisis de solvencia del cliente

Antes de aceptar un pedido importante o conceder crédito, investiga la solvencia de tu cliente.

Herramientas de análisis:

Condiciones de pago adecuadas

Establece condiciones de pago claras y adaptadas al riesgo de cada cliente.

Estrategias de pago:

• Nuevos clientes: Pago anticipado o contra reembolso
• Clientes habituales solventes: 30-60 días
• Grandes pedidos: Pagos fraccionados con hitos
• Proyectos largos: Anticipos + pagos por fase
• Clientes con historial de retraso: Condiciones más restrictivas

Documentación y formalización

Una correcta formalización de las operaciones facilita enormemente la reclamación si hay impagos.

Documentación esencial:

• Presupuesto aceptado por el cliente (firmado)
• Contrato mercantil con condiciones claras
• Albaranes de entrega firmados
• Facturas completas con todos los datos legales
• Comunicaciones por escrito de cualquier cambio

Automatización del seguimiento

Implementar sistemas automatizados reduce drásticamente los impagos por olvidos y mejora el control.

Ventajas de la automatización:

• Envío de facturas inmediato tras la prestación
• Recordatorios automáticos antes del vencimiento
• Alertas instantáneas de facturas vencidas
• Seguimiento centralizado de todas las facturas
• Informes de morosidad actualizados
• Reducción de errores humanos

Casos especiales de impago

Determinadas situaciones requieren un tratamiento específico por sus características particulares.

Cliente declarado en concurso de acreedores

Cuando un cliente entra en concurso, el procedimiento de cobro cambia radicalmente.

Pasos a seguir:

1. Comunicación del crédito: Plazo de 1 mes desde publicación del concurso
2. Clasificación del crédito: Privilegiado, ordinario o subordinado
3. Junta de acreedores: Participación en las decisiones
4. Cobro según convenio o liquidación: Porcentaje según clasificación

Probabilidades de cobro:

• Créditos privilegiados: 60-80% de recuperación
• Créditos ordinarios: 20-40% de recuperación
• Créditos subordinados: 0-10% de recuperación

Impago de administraciones públicas

Los impagos de entidades públicas tienen peculiaridades y plazos diferentes.

Características especiales:

• Plazo máximo legal: 30 días (sector público)
• Intereses de demora superiores: puede alcanzar el 15%
• Imposibilidad de embargo directo
• Procedimiento de apremio específico
• Prescripción: 4 años para créditos públicos

Cliente en el extranjero

Los impagos transfronterizos requieren conocer la legislación internacional aplicable.

Procedimientos disponibles:

• Reglamento europeo de ejecución: Título ejecutivo europeo
• Proceso monitorio europeo: Para deudas en países UE
• Arbitraje internacional: Según acuerdos previos
• Reconocimiento de sentencia extranjera: Según convenios

Aspectos fiscales y contables del impago

Los impagos tienen implicaciones fiscales y contables que debes conocer para gestionar correctamente tu empresa.

Tratamiento del IVA en facturas impagadas

Cuando una factura permanece impagada, puedes modificar la base imponible del IVA.

Requisitos para modificar base IVA:

• Factura con más de 1 año de antigüedad (general)
• O 6 meses si el deudor está en concurso
• Haber reclamado judicialmente o mediante requerimiento notarial
• Comunicarlo a Hacienda en la declaración de IVA

Procedimiento:

1. Emitir factura rectificativa reduciendo la base imponible
2. Incluir en el modelo 303 (IVA) la modificación
3. Conservar justificación de las gestiones de cobro
4. Si posteriormente se cobra, rectificar nuevamente

Provisión por insolvencias

Contablemente, puedes dotar provisiones por las deudas de dudoso cobro, lo que reduce el beneficio fiscal.

Criterios de provisión:

Deducibilidad de gastos de recobro

Los gastos relacionados con la gestión de cobro son deducibles en el Impuesto de Sociedades o IRPF.

Gastos deducibles:

• Honorarios de abogados y procuradores
• Comisiones de empresas de recobro
• Tasas judiciales y costes procesales
• Informes comerciales de solvencia
• Gastos de requerimientos notariales

Consecuencias de no reclamar un impago

No actuar ante un impago puede tener consecuencias graves más allá de la pérdida económica directa.

Impacto en la tesorería

Efecto cascada del impago:

• Imposibilidad de pagar a proveedores en plazo
• Necesidad de financiación externa adicional
• Costes financieros por descubiertos o préstamos
• Deterioro de la calificación crediticia
• Pérdida de descuentos por pronto pago a proveedores

Caso práctico: Una empresa con 100.000€ de facturación mensual y un impago de 30.000€:

• Margen neto: 15% = 15.000€/mes
• El impago equivale a 2 meses de beneficio
• Coste financiero del descubierto: 8% anual = 200€/mes
• Tiempo de recuperación del impacto: 2-3 meses adicionales

Deterioro de la posición competitiva

Los impagos recurrentes debilitan tu posición en el mercado.

Efectos secundarios:

• Menor capacidad de inversión en mejoras
• Imposibilidad de aprovechar oportunidades de negocio
• Necesidad de aumentar precios para compensar
• Reducción de plantilla o recursos
• Pérdida de clientes por menor calidad de servicio

Riesgo de insolvencia empresarial

Los impagos son una de las principales causas de cierre de pymes en España.

Estadísticas relevantes:

• El 25% de las insolvencias empresariales son causadas por impagos
• El 40% de las pymes han tenido problemas de liquidez por morosidad
• El periodo medio de pago en España supera los 65 días
• Los autónomos son especialmente vulnerables

Preguntas frecuentes sobre impagos de clientes

¿Puedo dejar de prestar servicio si un cliente no paga?

Sí, puedes suspender la prestación de servicios futuros si existe un impago, pero debes hacerlo correctamente. Debes notificar por escrito tu decisión, conceder un plazo razonable para regularizar la situación (generalmente 10 días hábiles), y asegurarte de que tu contrato incluye cláusulas que permitan esta suspensión. No puedes suspender servicios esenciales sin autorización judicial ni incumplir contratos vigentes, ya que podrías ser tú quien incurra en responsabilidad contractual.

¿Cuánto tiempo tengo para reclamar una factura impagada?

El plazo de prescripción para reclamar una factura impagada es de 5 años desde el vencimiento de la deuda en operaciones comerciales entre empresas o profesionales. Sin embargo, es fundamental actuar mucho antes, ya que cuanto más tiempo pase, menor será la probabilidad de cobro efectivo. Se recomienda iniciar las gestiones de cobro a partir de los 15 días de retraso y considerar la vía judicial antes de los 90 días de impago.

¿Qué hago si mi cliente dice que no puede pagar?

Si tu cliente manifiesta imposibilidad de pago, primero verifica si es temporal o definitiva. Solicita documentación que acredite su situación financiera actual y propón un acuerdo de pago fraccionado que sea asumible para ambas partes. Formaliza cualquier acuerdo por escrito, estableciendo plazos, importes y consecuencias del incumplimiento. Si la insolvencia es real y definitiva, evalúa la posibilidad de una quita parcial para recuperar al menos parte de la deuda. Nunca aceptes promesas verbales sin un compromiso documentado.

¿Puedo incluir a un cliente moroso en listas de morosos?

Sí, puedes incluir a un cliente en ficheros de morosos como ASNEF o RAI si cumples los requisitos legales establecidos por la Ley de Protección de Datos. Debes tener una deuda vencida, cierta, líquida y exigible; haber requerido el pago previamente por escrito; informar al deudor de tu intención de incluirle en el fichero; y que la deuda supere los 50 euros. La inclusión debe realizarse a través de entidades adheridas a los ficheros y el deudor tiene derecho a ser informado y a reclamar si no está conforme.

¿Es efectivo contratar una empresa de recobro?

Sí, las empresas especializadas en gestión de cobros son efectivas, especialmente si utilizan tecnología moderna y métodos profesionales. Empresas como Recobro.net consiguen tasas de recuperación superiores al 70% en facturas con menos de 90 días de antigüedad, mediante sistemas automatizados de recordatorios, agentes de IA para llamadas y gestión legal cuando es necesario. La ventaja principal es que externalizas todo el proceso de cobro, liberando tiempo para tu negocio y manteniendo una gestión profesional que preserva relaciones comerciales. El coste suele ser por éxito, por lo que solo pagas si recuperas tu dinero.

Conclusión

El impago de facturas es un problema grave pero manejable si actúas correctamente y con rapidez. La clave está en combinar firmeza en la reclamación con flexibilidad para encontrar soluciones que permitan el cobro efectivo.

El procedimiento ideal ante un impago comienza con comunicaciones amistosas, escalando progresivamente hacia requerimientos formales y, si es necesario, acciones legales. Durante todo el proceso, documenta cada paso y calcula correctamente los intereses de demora y compensaciones que puedes reclamar.

Las soluciones tecnológicas modernas como las plataformas de gestión automatizada de cobros han demostrado ser altamente efectivas, permitiendo recuperar impagados sin deteriorar relaciones comerciales y sin los elevados costes y largos plazos de los procedimientos judiciales tradicionales.

La prevención mediante análisis de solvencia, condiciones de pago adecuadas y sistemas de seguimiento automatizados es fundamental para minimizar los impagos futuros y proteger la salud financiera de tu empresa. Recuerda que cada día que pasa reduce las probabilidades de cobro, por lo que la acción temprana es esencial.

Cómo puede ayudarte Recobro.net

Recuperar facturas impagadas no tiene que ser un proceso largo, costoso ni que dañe tus relaciones comerciales. Recobro.net automatiza todo el proceso de gestión de cobros para que recuperes tu dinero sin levantar el teléfono.

Nuestros servicios de gestión de cobros incluyen:

• Recordatorios automatizados inteligentes que se adaptan al comportamiento de cada cliente
• Agentes de IA para llamadas profesionales disponibles 24/7 sin intervención humana
• Gestión legal automatizada cuando la vía amistosa no funciona
• Portal de pagos facilitado para que tus clientes paguen fácilmente
• Integración completa con Holded, Sage y principales sistemas de facturación
• Informes detallados en tiempo real sobre el estado de todos tus cobros

Mientras te ocupas de hacer crecer tu negocio, Recobro.net se encarga de que cobres todas tus facturas pendientes. Nuestro modelo transparente te permite recuperar el máximo de tus impagados con comisión solo por éxito.

Descubre cómo recuperar tus impagados con nuestros planes desde 45€/mes, diseñados para autónomos y empresas que buscan profesionalizar su gestión de cobros y mantener la liquidez necesaria para crecer sin problemas financieros.

Referencias bibliográficas

• Agencia Estatal Boletín Oficial del Estado (BOE) - Ley 3/2004 de lucha contra la morosidad en operaciones comerciales - Marco legal sobre plazos de pago e intereses
• Ministerio de Justicia - Procedimiento monitorio - Guía práctica - Información oficial sobre reclamación judicial de deudas
• Banco de España - Estadísticas sobre periodo medio de pago - Datos actualizados de morosidad empresarial
• Consejo General del Poder Judicial (CGPJ) - Estadísticas judiciales de procesos civiles - Información sobre duración y efectividad de procedimientos
• Agencia Estatal de Administración Tributaria (AEAT) - Modificación de base imponible por impagos - Gestión fiscal de facturas impagadas
• Instituto Nacional de Estadística (INE) - Cifras sobre insolvencias empresariales - Datos de concursos y suspensiones de pagos
• Colegio de Registradores de España - Registro de condiciones generales de contratación - Información sobre cláusulas abusivas en contratos
• Registro de Aceptaciones Impagadas (RAI) - Inclusión en ficheros de morosos - Normativa - Requisitos legales para ficheros de morosidad
• Asociación Española de Factoring (AEF) - Informe anual del sector de factoring - Estadísticas y tendencias en financiación de facturas
• Consejo General de la Abogacía Española - Orientación jurídica sobre reclamaciones de cantidad - Guías profesionales de reclamación judicial